Kanzleien und Steuerberatung
Mandatsgeheimnis mit denselben Paragrafen wie die Praxis nebenan.
Rechtsanwältinnen, Steuerberater und Wirtschaftsprüferinnen sind Berufsgeheimnisträger wie Ärzte – mit dem Unterschied, dass ihr Berufsrecht die Einbindung von IT-Dienstleistern zusätzlich eigens regelt.
Das Umfeld
Wie es in diesem Umfeld meistens aussieht.
Die Fachanwendung – Kanzleisoftware, DATEV-Umgebung, Dokumentenmanagement – steht im Mittelpunkt, und um sie herum ist über Jahre eine Infrastruktur gewachsen. Homeoffice und Mandantenportale sind dazugekommen, meist schneller, als die Konzepte nachziehen konnten.
Der Austausch mit Mandanten läuft weiterhin überwiegend per E-Mail – also über den Kanal mit den schwächsten Zusicherungen. Ein sicherer Weg für Unterlagen ist damit weniger eine Komfortfrage als eine Frage der Berufspflichten.
Beispielszenario
So kann die Zusammenarbeit aussehen.
Eine Steuerberatungskanzlei mit zwölf Mitarbeitenden und mehreren hundert Mandanten.
Die Organisation ist erfunden. Lösungsweg und Ergebnis beschreiben, wie wir in einem solchen Fall vorgehen – mit den Leistungen, die weiter unten verlinkt sind.
Ausgangslage
Die Belege kommen als Anhang. Die Auswertungen gehen als Anhang zurück.
Belege, Lohnunterlagen und Jahresabschlüsse wandern per E-Mail zwischen Kanzlei und Mandanten hin und her, manche Mandanten schicken Fotos vom Handy. Wird eine Datei zu groß fürs Postfach, weichen Mitarbeitende auf Dienste aus, die niemand freigegeben hat.
Die Kanzleisoftware selbst ist gut versorgt. Der Weg der Unterlagen dorthin ist es nicht – und für diesen Weg gelten dieselben Verschwiegenheitspflichten wie für die Akte.
Unser Lösungsweg
Ein eigener Austauschweg für Mandanten – ohne Konto, mit Ablaufdatum.
Wir richten der Kanzlei eine eigene Nextcloud im Stylite-Rechenzentrum ein. Auswertungen gehen als Freigabe-Link an die Mandanten, mit Passwort, mit Ablaufdatum und auf Wunsch nur lesbar. Für Belege bekommt jeder Mandant einen Upload-Ordner, in den er Dateien hochlädt, ohne selbst ein Konto zu brauchen.
Die Kanzleisoftware bleibt unberührt. Betrieb, Updates und Datensicherung der Nextcloud übernehmen wir.
Das Ergebnis
Die Unterlagen nehmen einen Weg, den die Kanzlei kontrolliert.
- Mandanten laden Belege hoch, statt sie an E-Mails zu hängen.
- Freigaben laufen ab, statt für immer in einem Postfach zu liegen.
- Niemand muss mehr auf Dienste ausweichen, die die Kanzlei nicht freigegeben hat.
- Die Unterlagen liegen im Stylite-Rechenzentrum in Deutschland.
Aufgabenteilung
Wer bleibt wofür zuständig?
So ist es im Beispiel verteilt: Die fachlichen Entscheidungen bleiben bei Ihnen, um die Technik darunter kümmern wir uns. Wo genau die Grenze verläuft, legen wir mit Ihnen fest.
- Kanzleisoftware und Mandatsaktenmit dem Anbieter Ihrer FachanwendungSie
- Freigaben an Mandantenwer was wie lange sehen darfSie
- Benutzer und Freigaberichtlinienüber die Verwaltungsoberfläche der NextcloudSie
- Einrichtung und Rechtekonzeptwir beraten und richten ein, Sie entscheidengemeinsam
- Plattform, Updates, DatensicherungBetrieb im Stylite-RechenzentrumStylite
Ein Beispiel, keine Vorgabe: Welche Abläufe über die Nextcloud laufen, legen wir gemeinsam fest.
Der Rahmen
Was bei Ihnen gilt – und was daraus für die IT folgt.
Nicht jede Vorgabe betrifft jede Organisation gleich. Diese hier begegnen uns in Ihrem Umfeld am häufigsten.
- § 203 StGB – auch für rechts- und steuerberatende Berufe
- § 43e BRAO beziehungsweise § 62a StBerG
- Beschlagnahmeschutz und Datenhaltung
Drei Vorgaben im EinzelnenErläuterungen ausblenden
§ 203 StGB – auch für rechts- und steuerberatende Berufe
Der Schutz von Privatgeheimnissen gilt gleichermaßen für Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Auch hier kann der Zugriff Dritter auf unverschlüsselte Mandatsdaten bereits ein Offenbaren sein.
Absatz 3 erlaubt das Einbeziehen mitwirkender Personen einschließlich IT-Dienstleistern – bei sorgfältiger Auswahl, Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Begrenzung auf das Erforderliche.
§ 43e BRAO beziehungsweise § 62a StBerG
Das Berufsrecht regelt die Inanspruchnahme von Dienstleistungen eigens: Der Vertrag muss in Textform geschlossen werden, den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichten und Unterauftragsverhältnisse ausdrücklich regeln.
Ein Standard-AVV nach Artikel 28 DSGVO genügt allein nicht – die berufsrechtlichen Punkte müssen zusätzlich abgedeckt sein.
Beschlagnahmeschutz und Datenhaltung
Der Schutz von Mandatsunterlagen hängt auch davon ab, wo und bei wem sie liegen. Bei Verarbeitung außerhalb der EU kommen zusätzlich Zugriffsrechte fremder Behörden ins Spiel.
Der Verarbeitungsort ist damit keine reine Geschmacksfrage, sondern Teil der Risikobewertung des Mandats.
Diese Übersicht ordnet ein, welche Vorgaben in Ihrem Umfeld typischerweise greifen, und ersetzt keine Rechtsberatung. Was für Ihre Organisation konkret gilt, hängt von Trägerschaft, Rechtsform und Tätigkeit ab – klären Sie es mit Ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung.
Aus der Praxis
Wofür Kanzleien & Steuerberater unsere Leistungen einsetzen.
Typische Einsatzbeispiele – jedes führt zu der Leistung, aus der es stammt.
Wo man anfängt
Mit den bestehenden Verträgen: Decken sie die berufsrechtlichen Anforderungen ab, oder nur die datenschutzrechtlichen? Das ist schnell geprüft und in der Praxis häufig die größte offene Flanke.
Kontakt
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Persönlich für Sie da
Matteo Keller
Marketing