Soziale Einrichtungen und Träger
Besonders schützenswerte Daten, besonders knappe Mittel.
Beratungsstellen, Pflegedienste, Werkstätten und Träger der freien Wohlfahrtspflege verarbeiten Daten, die zum Empfindlichsten gehören, was es gibt – bei gleichzeitig eng gebundenen Mitteln und Personal, das für Menschen da sein soll und nicht für Technik.
Das Umfeld
Wie es in diesem Umfeld meistens aussieht.
Dokumentation entsteht dort, wo die Arbeit stattfindet: im Außendienst, in der Beratung, in der Einrichtung. Sie muss mobil verfügbar, rollenbasiert getrennt und trotzdem einfach bedienbar sein. Und sie darf nicht auf Servern liegen, über deren Standort niemand Auskunft geben kann.
Finanziert wird über Zuwendungen und Leistungsentgelte, was Investitionen an Haushaltsjahre bindet. Eine Lösung, die planbare Betriebskosten hat, ist deshalb oft wichtiger als eine, die im Einkauf günstiger wäre.
Beispielszenario
So kann die Zusammenarbeit aussehen.
Ein Träger mit Beratungsstelle, ambulantem Dienst und Wohngruppe an drei Standorten.
Die Organisation ist erfunden. Lösungsweg und Ergebnis beschreiben, wie wir in einem solchen Fall vorgehen – mit den Leistungen, die weiter unten verlinkt sind.
Ausgangslage
Jeder Standort regelt anders, wer welche Akte sieht.
Die Unterlagen liegen teils auf einem Server in der Geschäftsstelle, teils auf den Laptops der Beraterinnen und Berater. Der ambulante Dienst schickt Dokumente per E-Mail ins Büro, weil der Server von unterwegs nicht erreichbar ist.
Wer welche Akte sehen darf, hat jeder Standort für sich geregelt – meist über Ordner, die irgendwann jemand angelegt hat. Wo überall Kopien einer Akte liegen, kann niemand mit Sicherheit sagen.
Unser Lösungsweg
Ein Ort für die Unterlagen, getrennt nach Diensten.
Wir richten eine eigene Nextcloud im Stylite-Rechenzentrum ein, mit getrennten Gruppen und Bereichen für Beratungsstelle, ambulanten Dienst und Wohngruppe. Die Mitarbeitenden erreichen ihre Unterlagen im Browser oder per App, auch unterwegs. Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt, der Zugang lässt sich per Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.
Welche Rolle welche Bereiche sieht, legt der Träger fest; beim Rechtekonzept beraten wir. Updates und Datensicherung übernehmen wir.
Das Ergebnis
Die Akten liegen an einem Ort. Wer sie sieht, entscheidet der Träger.
- Der ambulante Dienst hat seine Unterlagen unterwegs dabei, ohne sie per E-Mail zu verschicken.
- Die Dienste sind sauber getrennt, Zugriffe hängen an Rollen statt an gewachsenen Ordnern.
- Neue Mitarbeitende bekommen ihre Rolle, wer geht, wird zentral deaktiviert.
- Auf die Frage, wo die Daten liegen, gibt es eine klare Antwort: im Stylite-Rechenzentrum in Deutschland.
Aufgabenteilung
Wer bleibt wofür zuständig?
So ist es im Beispiel verteilt: Die fachlichen Entscheidungen bleiben bei Ihnen, um die Technik darunter kümmern wir uns. Wo genau die Grenze verläuft, legen wir mit Ihnen fest.
- Fachliche Berechtigungenwelche Rolle welche Akten siehtSie
- Benutzer und Gruppen pflegenüber die Verwaltungsoberfläche der NextcloudSie
- Rechtekonzept und Einrichtungwir beraten und richten ein, Sie entscheidengemeinsam
- Plattform, Updates, DatensicherungBetrieb im Stylite-RechenzentrumStylite
Ein Beispiel, keine Vorgabe: Wie die Bereiche geschnitten werden, legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
Der Rahmen
Was bei Ihnen gilt – und was daraus für die IT folgt.
Nicht jede Vorgabe betrifft jede Organisation gleich. Diese hier begegnen uns in Ihrem Umfeld am häufigsten.
- Kirchliches Datenschutzrecht bei kirchlicher Trägerschaft
- Sozialdaten
- Besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO
Drei Vorgaben im EinzelnenErläuterungen ausblenden
Kirchliches Datenschutzrecht bei kirchlicher Trägerschaft
Einrichtungen in katholischer oder evangelischer Trägerschaft – etwa unter dem Dach von Caritas oder Diakonie – unterliegen nicht der DSGVO, sondern dem KDG beziehungsweise dem DSG-EKD. Beide sind der DSGVO nachgebildet, weichen aber in Zuständigkeit, Meldewegen und Vertragsanforderungen ab.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO genügt dort formal nicht; verlangt wird eine Vereinbarung nach der jeweils geltenden kirchlichen Vorschrift. Aufsicht führen die kirchlichen Datenschutzaufsichten, nicht die Landesbeauftragten.
Sozialdaten
Wer Sozialdaten für Leistungsträger verarbeitet, unterliegt zusätzlich dem Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I und den Vorgaben der §§ 67 ff. SGB X.
Die Anforderungen an Zweckbindung, Protokollierung und Weitergabe gehen über das hinaus, was die DSGVO allein verlangt.
Besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO
Angaben zu Gesundheit, Herkunft, Religion oder Sexualleben sind besonders geschützt. In der sozialen Arbeit fallen sie regelmäßig an – oft alle gleichzeitig in derselben Akte.
Technisch heißt das: Verschlüsselung, feingliedrige Rollen und nachvollziehbare Zugriffe. Nicht als Kür, sondern als Voraussetzung.
Diese Übersicht ordnet ein, welche Vorgaben in Ihrem Umfeld typischerweise greifen, und ersetzt keine Rechtsberatung. Was für Ihre Organisation konkret gilt, hängt von Trägerschaft, Rechtsform und Tätigkeit ab – klären Sie es mit Ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung.
Aus der Praxis
Wofür Sozialeinrichtungen unsere Leistungen einsetzen.
Typische Einsatzbeispiele – jedes führt zu der Leistung, aus der es stammt.
Wo man anfängt
Mit der Frage nach der Trägerschaft – sie entscheidet über das anwendbare Datenschutzrecht und damit über die Vertragsform. Danach folgt der Blick darauf, wo Falldaten heute tatsächlich liegen; erfahrungsgemäß an mehr Orten als gedacht.
Kontakt
Sozialeinrichtungen unverbindlich anfragen
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Persönlich für Sie da
Matteo Keller
Marketing