Rheinland-Pfalz · Kreisfreie Stadt
IT-Dienstleister in Speyer
Für Verbände, Vereine und Einrichtungen in Speyer: Gremienarbeit mit Unterlagen an einem Ort und Sitzungen im Browser – betrieben in unserem Rechenzentrum rund 15 Kilometer entfernt.
Vor Ort
Speyer im Überblick
Speyer gehört zu den ältesten Städten Deutschlands, ihr Dom zum UNESCO-Welterbe. Die Stadt ist Sitz des Bistums Speyer und der Evangelischen Kirche der Pfalz, dazu kommen die Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften und zahlreiche Verbände und Einrichtungen.
Wo Verbände sitzen, gibt es Gremien: Vorstände, Ausschüsse, Arbeitskreise, oft ehrenamtlich besetzt und über die ganze Pfalz verteilt. Unser Rechenzentrum in Mutterstadt liegt rund 15 Kilometer entfernt.
- Nächster Stylite-Standort
- Weinheim (Büro)
- rund 30 km Luftlinie
- Datenschutzaufsicht in Rheinland-Pfalz
- Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (öffnet in neuem Tab)
- Sitz in Mainz – zuständig für Unternehmen, Vereine und Verbände. Kirchliche Träger haben eigene Aufsichten.
Beispielszenario
So könnte es in Speyer aussehen.
Ein Landesfachverband mit Geschäftsstelle in Speyer, acht Hauptamtlichen und rund 60 Ehrenamtlichen in Vorstand und Ausschüssen.
Das Unternehmen ist erfunden. Lösungsweg und Ergebnis beschreiben, wie wir in einem solchen Fall vorgehen – mit den Leistungen, die weiter unten verlinkt sind.
Ausgangslage
Die Sitzungsunterlagen gehen an 60 private Postfächer.
Vor jeder Vorstandssitzung verschickt die Geschäftsstelle einen Stapel PDFs an die Ehrenamtlichen – an private Adressen, bei manchen an die Adresse ihres Arbeitgebers. Kommt eine Korrektur, geht alles noch einmal raus. Wer zuletzt welche Fassung bekommen hat, weiß am Ende keiner genau.
Getagt wird inzwischen oft online, mit dem Dienst, den gerade jemand kennt. Mal scheitert der Einstieg an einem Dienstrechner, auf dem nichts installiert werden darf, mal an einer App, die vorher ein Update will.
Unser Lösungsweg
Ein Ordner je Gremium und ein Sitzungsraum im Browser.
In einer eigenen Nextcloud bekommt jedes Gremium seinen Ordner mit eigenen Rechten. Ehrenamtliche greifen im Browser oder per App darauf zu; wer nur einzelne Dokumente braucht, bekommt einen Link mit Passwort und Ablaufdatum.
Für Sitzungen und Schulungen richten wir BigBlueButton ein: Teilnahme im Browser, ohne Installation und ohne Adminrechte. Beides betreiben wir im Stylite-Rechenzentrum in Deutschland, mit einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Das Ergebnis
Alle arbeiten mit derselben Fassung. Und alle sind pünktlich im Raum.
- Die Unterlagen liegen in einem Ordner je Gremium – eine gültige Fassung statt vieler Anhänge.
- Scheidet jemand aus dem Vorstand aus, endet sein Zugriff an zentraler Stelle.
- Eingeladene klicken auf den Link und sind in der Sitzung, auch vom Dienstrechner aus.
- Speicherort Deutschland, die Auftragsverarbeitung ist nach Art. 28 DSGVO geregelt.
Die Bausteine
Womit wir das umsetzen.
Jede Leistung hat ihre eigene Seite – mit Funktionen, Ablauf und Antworten auf die häufigsten Fragen.
Weitere Orte in der Region
Hessen
Baden-Württemberg
Kontakt
Sprechen wir über Ihre Ausgangslage.
Schildern Sie kurz, wo Sie in Speyer stehen. Ihr Ansprechpartner für die Region ist Wim Bonis, unser Technischer Leiter – wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags.
Persönlich für Sie da
Wim Bonis
Technischer Leiter (CTO)